Auteur/autrice : Damien

CA 11 septembre 2019

Chez Sophie 3 rue des Pinsons St Macaire à 19 h

Présents : Sophie, Sandrine, Chantal, Martine, Laetitia, Claude, Damien, Jean François.

Sophie, présidente accueille les participants et les remercie pour leur décision d’entrer dans le bureau.

Elle rappelle que, Sandrine et Laetitia et elle-même quittent le bureau et les remercie pour leur engagement.

Ordre du jour :

1 nouveau bureau  à mettre en place

2 Tâches du bureau

3 Passation entre ancien et nouveau bureau

4 Inscriptions 2019 2020

5 Préparation portes ouvertes et rentrée sportive

6 calendrier saison 2019 2020

7 divers

1 -Nouveau bureau

Avant de décider les responsabilités pour le nouveau bureau, Sophie redonne le détail des tâches qui incombent à chacun en précisant que le bureau est avant tout une équipe et que rien n’est figé ni rigide.

Après cette présentation et les réponses aux questions, le nouveau bureau est ainsi constitué :

Président : Claude Bretaudeau

Vice –présidente : Sophie Renaud

Trésorière : Martine Gaboriau,

Secrétaire : J-François Ouvrard

Webmaster : Damien Lièvre

Membre du bureau : Chantal Bretaudeau.

2- Tâches du bureau :

MOIS	PERIODE	ACTION
Août	mi à fin	Réunion n°1 – Préparation rentrée + planning annuel
Août	fin	Envoyer mail de rentrée aux adhérents + anciens adhérents N-1 qui peuvent potentiellement se réinscrire
Septembre	Début	Contacter le professeur pour faire le point + réception devis année
Septembre	Mi	Reprise des cours
Septembre	Mi à fin	Portes Ouvertes et Inscriptions
Septembre	fin	Contacter DJ pour soirée dansante si date retenue (mi-novembre max sinon)
Octobre	Mi à fin	Réunion n°2 – Point sur inscriptions + événements à venir
Novembre	Début	Dépôt des premiers chèques
Novembre	Mi	Réunion n°3 – Préparation pot annuel + planning annuel événements
Novembre	Fin	Paiement professeur – Acompte n°1
Décembre	Mi	Pot annuel + fin des cours 1ère saison
Janvier	Début	Paiement professeur – Acompte n°2
Janvier	Mi	Réunion n°4 – Planning 2nd semestre + prépa soirée dansante
Février	Début	Dépôt des derniers chèques
Février	Début	Création flyer Soirée Dansante
Mars	Début	Paiement professeur – Acompte n°3
Mars	Début	Diffusion flyer soirée dansante à adhérents, anciens adhérents et assos (par mail)
Mars	Début	Contacter DJ pour point avant soirée
Mars	Mi	Réunion n°5 – Dernière prépa et orga soirée dansante + fixer date AG si pas déjà fait + Prépa Portes Ouvertes Juin
Avril	dépend des années	Soirée dansante
Avril	Mi	Création flyer Portes Ouvertes Juin voire Septembre
Mai	Début à fin	Diffusion flyer Portes Ouvertes (mail et papier)
Mai	Mi	Paiement professeur – Solde
Juin	Mi	Fin des cours + Portes Ouvertes
Juillet	Mi	Réunion n°6 – Prépa AG
Juin	Fin	AG + Inscriptions

3- Passation entre ancien et nouveau bureau

Sophie accompagnera Claude dans ses responsabilités de nouveau président. Elle restera vice-présidente jusqu’à fin juin 2020. Elle va envoyer un email avant lundi pour informer les adhérents de la composition du nouveau bureau.

Sandrine donnera les informations et les dossiers financiers à Martine et lui montrera le fonctionnement des tableaux Excel de la trésorerie. Ariane est auto entrepreneur, la trésorière n’a donc pas de bulletins de salaire ni de déclaration à faire. Ariane nous remet son devis en début d’année et ensuite les factures à régler. La SACEM et la Spree ne concernent que les cours, car la soirée est une révision qui n’est pas ouverte au public. Ces 2 organismes prélèvent directement sur le compte bancaire. La banque est le Crédit Mutuel de St Macaire.

Damien donne des informations sur le site web qu’il va créer et reçoit de Sophie la liste et le détail du contenu qui a été évoqué par le bureau lors de ses réunions. Il pense utiliser WordPress pour ce nouveau site. Sophie précise aussi que l’association a un compte face book. Chacun souligne l’utilité d’un site pour une bonne communication. Un nom de domaine doit être acheté et un hébergeur choisi pour accueillir notre site. Le nom est acheté et payé une fois et l’hébergement est payé par abonnement annuel.

Damien propose que dans notre site soit inclus l’adresse mail de l’association. Le bureau entérine les propositions de Damien

J-François fait le nécessaire pour les mises à jour : Banque (pouvoir au président et à la trésorière), Préfecture sur service public en ligne, Mairie déléguée de St Macaire en ligne.

4- Inscriptions 2019 2020

Sophie donne l’état des inscriptions déjà enregistrées depuis l’assemblée générale jusqu’à ce jour :

NIVEAU 1 – DEBUTANTS – 21h15/22h10

BARDINI	Corinne
BLANCHARD	Hélène
BLANCHARD	Gilles
BRIN	Jean-Paul
BRIN	Marie-France
CHUPIN	Alain
DRONNEAU	Jean-François
GUIBERT	Yvon
GUIBERT	Madeleine
MOUSSEAU	Evelyne

NIVEAU 2 – INTER 1 – 19h15/20h10

CESBRON	Pascal
LIEVRE	Damien
OUVRARD	Jean-François
OUVRARD	Fanny
PELTIER	Nadine
PELTIER	Loïc
STEINBACH	Claire

NIVEAU 3 – INTER 2 – 20h15/21h10

BRETAUDEAU	Claude
BRETAUDEAU	Chantal
CHIRON	Jean-Pierre
CHIRON	Marité
COUTANT	Elisabeth
COUTANT	Dominique
DAVID	Mauricette
DAVID	Roger
GABORIAU	Pascal
GABORIAU	Martine
RENAUD	Philippe
RENAUD	Sophie

5- Préparation portes ouvertes et rentrée sportive

Elles ont lieu les lundis 16 et 23 septembre à notre salle de danses de 19 h 15 à 21 h 15.

Sophie et Claude assurent la permanence de 19 h15 à 20 h15 et

Damien J-François de 20 h15 à 21 h15.

Nous emporterons les documents : fiches d’inscription et questionnaires de santé. Le certificat médical étant valable 3 ans, ce questionnaire est à remettre par les adhérents les années 2 et 3 suivant leur première inscription aux cours. L’adhérent répond à toutes les questions et ne donne que le coupon détachable à l’association.

6- calendrier saison 2019

Les dates pour la saison prochaine ne sont pas encore fixées : révisions libres, révisions avec Ariane, Stages (Ariane), pot de Noël (dernier cours de décembre), Soirée dansante mars ou avril (vu par Sophie cette semaine avec mairie) Assemblée Générale de l’association fin juin ou début juillet.

7- divers

On demandera à la mairie la possibilité d’avoir une boîte à lettre et le siège social à la maison des Associations à St Macaire.

La communication est importante pour faire venir de nouveaux adhérents et maintenir notre activité.

Une photo du nouveau bureau et un article de presse sont à prévoir très rapidement.

La photo sera faite lors des portes ouvertes et un texte sera envoyé par Jean-François aux correspondants des 2 journaux locaux.

La prochaine réunion du bureau est programmée le 22 octobre à 20 h 30 chez Claude Bretaudeau 10 rue St Exupéry à St Macaire.

1^er juillet 2019 à 20 h 30 salle du tennis de table

Présents : Claire Steinbach, Damien Lièvre,Chantal et Claude Bretaudeau, Elisabeth et Dominique Coutant, Mauricette et Roger David, Martine et Pascal Gaboriau, Madeleine et Yvon Guibert, Marie-France Brin, Marité Chiron, Evelyne Mousseau, Alain Chupin, Hélène et Gilles Blanchard , Pascal Cesbron , Corinne Bardini et J-François Dronneau, Sophie Renaud, Ariane Jarrige, Sandrine et Franck Seguin, Laetitia Jollivet, Fanny et J-François Ouvrard.

Sophie accueille les présents à l’AG et les remercie.

1-Bilan moral : valeurs de l’association

Esprit convivial sans compétition que chacun se sente bien et à sa place.

Apprendre en se faisant plaisir.

Nombre adhérents dernières années 2015-2016 : 2 ; 2016-2017 : 47 ; 2017-2018 : 58 ; 2018-2019  : 54 .Cette année 3 cours par semaine avec horaires : 19h15 -20h10 20h15 -21h10 21h15 22h10. Ne pas décaler cet horaire ; 30 cours par an.

5 mn de battement entre chaque cours.

Sur la dernière période : Stages décidés en début d’année mais finalement annulés.

Soirée dansante avril : 70 participants (soit 10 de plus que l’an passé) Communication avec les clubs de la région. Bons contacts pris. Plus facile d’aller danser.

2 Couples sont allés à la soirée de Chalonnes. Et sont satisfaits. Si vous avez des infos, faites nous les suivre.

Pour quoi le vendredi soir.

Jumelage informations sur le prochain voyage en 2020.

2- bilan financier

La trésorière Sandrine présente les chiffres de l’année qui se solde par un excédent d’exercice de 1460 euros. La réserve de trésorerie de l’association est confortable.

3- Bureau 

4 personnes actuellement mais. 3 arrêtent et Jean-François reste.

Sophie et Sandrine sont prêtes à aider pour le démarrage de la nouvelle équipe ;

Damien est prêt à faire un site web et trésorier.

Mauricette et Roger acceptent d’aider pour la soirée dansante.

Chantal et Claude sont ok pour entrer dans le bureau.

Martine est ok pour faire des choses en journée ;

Bilan financier : résultat annuel : 1421.27

An prochain : Horaires rester sur les mêmes horaires. Mais respecter les horaires être là à l’heure. On prend en cours.

Intercours questions posées à Ariane sur cours ou sur autre. Approfondir les questions de danse pendant le cours.

Si autres (cours particuliers, soirée,) transmettre à Ariane par le bureau .

Maintien des évènements habituels l’an prochain.

Révisions libres entre nous le samedi après-midi et révisions avec Ariane selon son calendrier.

Tarifs identiques 135 € par personne.

Page Facebook à jour informations. Accessible sans être sur face book ;

Site web. Mise à jour bureau.

Ariane prend la parole : Sophie a déjà dit beaucoup. La rentrée le 16 septembre jusqu’au 22 juin.

Niveaux : Les danses 5 à 6 par an .Cette année sessions sont bien tombées par rapport aux vacances scolaires.

Il y aura 3 périodes de révision.

Chaque année on revoit les Pas de base mais pas les mêmes figures

Débutants : Meringué ou Bachta Tango Cha Cha rock Valse

Inter 1 : jouer sur équivalence : Cha Cha rumba valse lente Quickstep Samba tango rock salsa ( il faut maîtriser les pas de base).

Inter 2 : rumba ou cha cha, slowfox, quick step ou valse lente, paso, tango, rock, kisomba .

Stage 2 heures : valse, Bachata ou salsa.

Pour les révisions on fera soit un Doodle soit papier sur porte pour s’inscrire et ainsi éviter à Ariane de venir si aucun ou trop peu de danseurs ne sont là.

Déroulement du cours idem révision 2 figures plus nouvelles et pratiques en changeant de partenaire et pratique libre.

Danseuses seules. Taxi danseurs à recruter.

Niveaux : Quand on est trop cool, on peut changer de niveau.

A Communiquer pour la rentrée porte ouverte : presse et Flyers sur communes.

Vidéo : On peut se filmer soi-même mais pas le cours ; le support vidéo est pratique.

On peut aussi se noter les figures.

Fiches d’inscriptions et certificats médicaux : valables 3 ans. A refaire si on a déjà participé à 3 années avant 09 2019.

Pass St Léger reconduits par nos amis danseurs voisins.

Chèques remis en octobre fin octobre et janvier.

Yvon Guibert et JF Dronneau ok pour coup de main sur des tâches ponctuelles.