CA 11 septembre 2019
Chez Sophie 3 rue des Pinsons St Macaire à 19 h
Présents : Sophie, Sandrine, Chantal, Martine, Laetitia, Claude, Damien, Jean François.
Sophie, présidente accueille les participants et les remercie pour leur décision d’entrer dans le bureau.
Elle rappelle que, Sandrine et Laetitia et elle-même quittent le bureau et les remercie pour leur engagement.
Ordre du jour :
1 nouveau bureau à mettre en place
2 Tâches du bureau
3 Passation entre ancien et nouveau bureau
4 Inscriptions 2019 2020
5 Préparation portes ouvertes et rentrée sportive
6 calendrier saison 2019 2020
7 divers
1 -Nouveau bureau
Avant de décider les responsabilités pour le nouveau bureau, Sophie redonne le détail des tâches qui incombent à chacun en précisant que le bureau est avant tout une équipe et que rien n’est figé ni rigide.
Après cette présentation et les réponses aux questions, le nouveau bureau est ainsi constitué :
Président : Claude Bretaudeau
Vice –présidente : Sophie Renaud
Trésorière : Martine Gaboriau,
Secrétaire : J-François Ouvrard
Webmaster : Damien Lièvre
Membre du bureau : Chantal Bretaudeau.
2- Tâches du bureau :
| MOIS | PERIODE | ACTION |
| Août | mi à fin | Réunion n°1 – Préparation rentrée + planning annuel |
| Août | fin | Envoyer mail de rentrée aux adhérents + anciens adhérents N-1 qui peuvent potentiellement se réinscrire |
| Septembre | Début | Contacter le professeur pour faire le point + réception devis année |
| Septembre | Mi | Reprise des cours |
| Septembre | Mi à fin | Portes Ouvertes et Inscriptions |
| Septembre | fin | Contacter DJ pour soirée dansante si date retenue (mi-novembre max sinon) |
| Octobre | Mi à fin | Réunion n°2 – Point sur inscriptions + événements à venir |
| Novembre | Début | Dépôt des premiers chèques |
| Novembre | Mi | Réunion n°3 – Préparation pot annuel + planning annuel événements |
| Novembre | Fin | Paiement professeur – Acompte n°1 |
| Décembre | Mi | Pot annuel + fin des cours 1ère saison |
| Janvier | Début | Paiement professeur – Acompte n°2 |
| Janvier | Mi | Réunion n°4 – Planning 2nd semestre + prépa soirée dansante |
| Février | Début | Dépôt des derniers chèques |
| Février | Début | Création flyer Soirée Dansante |
| Mars | Début | Paiement professeur – Acompte n°3 |
| Mars | Début | Diffusion flyer soirée dansante à adhérents, anciens adhérents et assos (par mail) |
| Mars | Début | Contacter DJ pour point avant soirée |
| Mars | Mi | Réunion n°5 – Dernière prépa et orga soirée dansante + fixer date AG si pas déjà fait + Prépa Portes Ouvertes Juin |
| Avril | dépend des années | Soirée dansante |
| Avril | Mi | Création flyer Portes Ouvertes Juin voire Septembre |
| Mai | Début à fin | Diffusion flyer Portes Ouvertes (mail et papier) |
| Mai | Mi | Paiement professeur – Solde |
| Juin | Mi | Fin des cours + Portes Ouvertes |
| Juillet | Mi | Réunion n°6 – Prépa AG |
| Juin | Fin | AG + Inscriptions |
3- Passation entre ancien et nouveau bureau
Sophie accompagnera Claude dans ses responsabilités de nouveau président. Elle restera vice-présidente jusqu’à fin juin 2020. Elle va envoyer un email avant lundi pour informer les adhérents de la composition du nouveau bureau.
Sandrine donnera les informations et les dossiers financiers à Martine et lui montrera le fonctionnement des tableaux Excel de la trésorerie. Ariane est auto entrepreneur, la trésorière n’a donc pas de bulletins de salaire ni de déclaration à faire. Ariane nous remet son devis en début d’année et ensuite les factures à régler. La SACEM et la Spree ne concernent que les cours, car la soirée est une révision qui n’est pas ouverte au public. Ces 2 organismes prélèvent directement sur le compte bancaire. La banque est le Crédit Mutuel de St Macaire.
Damien donne des informations sur le site web qu’il va créer et reçoit de Sophie la liste et le détail du contenu qui a été évoqué par le bureau lors de ses réunions. Il pense utiliser WordPress pour ce nouveau site. Sophie précise aussi que l’association a un compte face book. Chacun souligne l’utilité d’un site pour une bonne communication. Un nom de domaine doit être acheté et un hébergeur choisi pour accueillir notre site. Le nom est acheté et payé une fois et l’hébergement est payé par abonnement annuel.
Damien propose que dans notre site soit inclus l’adresse mail de l’association. Le bureau entérine les propositions de Damien
J-François fait le nécessaire pour les mises à jour : Banque (pouvoir au président et à la trésorière), Préfecture sur service public en ligne, Mairie déléguée de St Macaire en ligne.
4- Inscriptions 2019 2020
Sophie donne l’état des inscriptions déjà enregistrées depuis l’assemblée générale jusqu’à ce jour :
NIVEAU 1 – DEBUTANTS – 21h15/22h10
| BARDINI | Corinne |
| BLANCHARD | Hélène |
| BLANCHARD | Gilles |
| BRIN | Jean-Paul |
| BRIN | Marie-France |
| CHUPIN | Alain |
| DRONNEAU | Jean-François |
| GUIBERT | Yvon |
| GUIBERT | Madeleine |
| MOUSSEAU | Evelyne |
NIVEAU 2 – INTER 1 – 19h15/20h10
| CESBRON | Pascal |
| LIEVRE | Damien |
| OUVRARD | Jean-François |
| OUVRARD | Fanny |
| PELTIER | Nadine |
| PELTIER | Loïc |
| STEINBACH | Claire |
NIVEAU 3 – INTER 2 – 20h15/21h10
| BRETAUDEAU | Claude |
| BRETAUDEAU | Chantal |
| CHIRON | Jean-Pierre |
| CHIRON | Marité |
| COUTANT | Elisabeth |
| COUTANT | Dominique |
| DAVID | Mauricette |
| DAVID | Roger |
| GABORIAU | Pascal |
| GABORIAU | Martine |
| RENAUD | Philippe |
| RENAUD | Sophie |
5- Préparation portes ouvertes et rentrée sportive
Elles ont lieu les lundis 16 et 23 septembre à notre salle de danses de 19 h 15 à 21 h 15.
Sophie et Claude assurent la permanence de 19 h15 à 20 h15 et
Damien J-François de 20 h15 à 21 h15.
Nous emporterons les documents : fiches d’inscription et questionnaires de santé. Le certificat médical étant valable 3 ans, ce questionnaire est à remettre par les adhérents les années 2 et 3 suivant leur première inscription aux cours. L’adhérent répond à toutes les questions et ne donne que le coupon détachable à l’association.
6- calendrier saison 2019
Les dates pour la saison prochaine ne sont pas encore fixées : révisions libres, révisions avec Ariane, Stages (Ariane), pot de Noël (dernier cours de décembre), Soirée dansante mars ou avril (vu par Sophie cette semaine avec mairie) Assemblée Générale de l’association fin juin ou début juillet.
7- divers
On demandera à la mairie la possibilité d’avoir une boîte à lettre et le siège social à la maison des Associations à St Macaire.
La communication est importante pour faire venir de nouveaux adhérents et maintenir notre activité.
Une photo du nouveau bureau et un article de presse sont à prévoir très rapidement.
La photo sera faite lors des portes ouvertes et un texte sera envoyé par Jean-François aux correspondants des 2 journaux locaux.
La prochaine réunion du bureau est programmée le 22 octobre à 20 h 30 chez Claude Bretaudeau 10 rue St Exupéry à St Macaire.